物業(yè)公司檔案管理制度

最新物業(yè)公司檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會中，制度使用的頻率越來越高，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編整理的最新物業(yè)公司檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

　　一、制度內(nèi)容

　　為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度

　　二、管理目標(biāo)

　　客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時(shí)填具之資料

　　5、客戶資料補(bǔ)充

　　6、客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　10、客戶維修記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)與工作程序

　　四、注意事項(xiàng)

　　1、及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;

　　3、做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn);

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴;

　　5、接聽客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。

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