- 相關推薦
淺議電子檔案的整理與保護
畢業論文
1、檔案的整理
，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。
１、文書電子檔案整理
1是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第1按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第2將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同1歸檔部門的文件集中在同1盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統1規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統1的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于機對盤內文件查找。2是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。
２、電子文件歸檔
科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。
Ａ．基建檔案。基建檔案的形成1般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每1張圖紙資料。
Ｂ．設備檔案。引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向，國內設計院設計的產品也逐步實行了ＣＡＤ設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件說明和注意事項。
３電子文件整理
Ａ．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。
Ｂ．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。
$False$
2、檔案的保護
由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀1時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。
１、軟磁盤的保護
Ａ、統1軟盤的規格，使用３．５寸高密盤保存。
Ｂ、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近１０年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。
Ｃ、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在４０％1５０％，溫度控制在１４-２４℃。
Ｄ、加強病毒防范。要求各業務部門加強機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。
Ｆ、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。
Ｇ、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。
２、光盤的保護
Ａ．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。
Ｂ．保持良好的溫度、濕度環境。高溫會使光盤氧化、變形或老化，潮濕會使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在１４－２４℃，相對濕度４０％-６５％。
Ｃ．注意避光。光盤材料的塑料保護層對紫外光極為敏感，陽光的直射會使光盤過早老化。因此，光盤要10分注意避光。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每２年，光盤每５年轉儲1次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。
【淺議電子檔案的整理與保護】相關文章：
淺談企業電子檔案的整理與保護07-10
淺議醫院人事檔案的電子信息化管理10-23
淺議人事檔案治理06-26
論檔案整理的本質與核心08-24
電子文件與紙質檔案在保護技術上的差異論文10-05
淺議電子商務對物流的影響09-05
淺議水利工程維修養護資料的整理08-27
新型載體檔案的保護10-28
淺議高職院校儀器設備檔案管理09-30
淺析學校電子檔案的管理08-07