文秘如何做好出差日程安排

時間：2024-07-21 07:16:35 辦公文秘我要投稿

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文秘如何做好出差日程安排

　　做為秘書，安排總經理出差是經常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。那么文秘應該如何做好出差日程安排呢，一起來看看!

文秘如何做好出差日程安排

　　(一)國內出差

　　出差前：

　　確定出差目的和日期;

　　確認總經理出差陪同人

　　與出差地相關人員溝通，確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。)

　　確定行程，預定機票(注意選擇好航空公司、機型及班次)、酒店(選擇總經理習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等)、接/送機人員(明確接送機人的聯系方式);

　　完善細致周到的日程表(時間、地點、對方參會人、議程等)(見范例)。

　　根據總經理的習慣，準備出差用物品(見物品攜帶表)。

　　擬寫授權書并于總經理出差前一天向各相關部門及相關人員發出郵件和復印件(財務部等)。(見范例)

　　出差中

　　在第一時間掌握總經理到達后的聯系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。

　　根據總經理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業務進展情況;

　　配合總經理授權人的工作，及時掌握公司及業務相關信息。

　　根據情況及時與相關人員及總經理溝通，及時調整日程安排;

　　出差后

　　及時向總經理匯報出差期間公司內部事務及業務進展;

　　出差資料整理(包括資料、名片、會談備忘)，根據需要轉發相關人員或存檔;

　　向總經理認為有必要的合作方致感謝函。

　　各種差旅費用報銷;

　　跟進業務后續事宜;

　　(二) 國外出差

　　出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：

　　根據公司最新業務情況準備PRESETATION (中/英文)，與對方確認演示設備，必要時準備彩色打印膠片和打印稿。

　　機票購買時注意避免經停中轉，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型;

　　注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經理攜帶;

　　根據客人的級別和國家風俗習慣準備禮物;

　　準備當地的地圖及國家風情資料;

　　確認對方還是我方提供翻譯服務;

　　回國后向邀請方致謝。

　　(三) 陪同出差

　　陪同總經理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：

　　登機前，為總經理辦理機場建設費購買、機票換票及各種登機手續;并再次確認接車人;

　　到達后，辦理賓館入住手續，了解總經理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經理;

　　每日及時核對本日及第二天的日程安排;

　　提前設置清晨叫醒，并安排早餐;

　　根據當天的日程安排落實車輛;

　　及時提醒并事先落實各項安排;

　　攜帶總經理名片、必要的會議資料(報告稿件、會面備忘、采訪提綱);

　　注意建立各種客戶關系(包括政府領導、合作伙伴、媒體記者)

　　著裝要求：大方職業裝、著淡裝;注意言談舉止;

　　出差返回后將總經理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。

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