提高工作效率的四招

提高工作效率的四招

  1、讓條理化的工作節省你的時間和精力。
    工作無序，沒有條理，必然浪費時間。試想，如果一個搞文字工作的人手里的資料亂放，那么本來一天就能搞定的材料，僅僅是找資料便需要花費大半天的時間，豈不是工作效率太低下？
    西方有很多“時間支配專家”，他們運用電腦做了各種測定后，為人們支配時間提出許多合理化建議，其中一條就是“整齊就是效率”。他們比喻說：木工師傅的箱子里各種工具排列有序，不同長度的釘子分別放好，使用起來隨手可得，每次收工時把工具放回固定的位置同把工具胡亂丟進箱子里所花費的時間相差無幾，而效果卻大不一樣。
    2、把自己的工作任務清楚地寫出來。
    工作的有序性，體現在對時間的支配上，首先要有明確的目的性。只有明確自己的工作是什么，才能認識自己工作的全貌，從全局著眼觀察整個工作，防止每天陷入雜亂的事務中。只有明確辦事目的，才能正確掂量個別工作之間的不同比重，弄清工作的主要目標在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虛度了時光，又辦不好事情。只有明確自己的責任與權限范圍，才能擺脫自己的工作和下級的工作、同事的工作及上級的工作中的互相扯皮和打亂仗現象。
    在紙上毫不遺漏地寫出你正在做的工作，然后按這些工作的重要程度重新列表。同時要問自己：如果我只能干這個列表中的一項工作，應該做哪件呢？然后再問自己：接下來我該干什么呢？用這樣的問題一直問到最后。這樣你就自然按照重要性列出了工作一覽表。接著，對你要做的每一項工作，寫出應該怎樣做，并根據經驗，在每項工作后面注明你認為最合理最有效的辦法——提高效率的方法其實只要多加一個步驟就可以輕松做到。
    除了明確你的工作是什么，還要明確每年、每季度、每月、每周、每日的工作及進度，并通過有條理的連續工作，來保證按正常速度執行任務。
    3、進行合理的組織工作。
    首先要做好選擇、區分的工作，剔除那些完全沒有什么價值或者只有很小意義的工作，接著再排除那些雖然有價值，但更適合由別人干的工作，最后再剔除那些你認為以后再干也不要緊的工作。
    4、運用化繁為簡的工作方法。
    在工作中，我們常常能夠看到有的人善于把復雜的事務簡明化，辦事又快又好，效率高；而有的人卻把簡單的事情復雜化，結果只能陷在里面走不出來，工作忙亂被動，辦事效率極低。在運用化繁為簡的工作方法來提高工作效率時，你可以在每做一件事情之前先問自己三個問題，即三個“能不能”：能不能取消它？能不能把它與別的事情合并起來做？能不能用更簡便的方法來取代它？在工作中，為了提高效率，你就必須下決心放棄不必要的或者不太重要的部分，用簡便的活動代替那些費時費力的活動。

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