巧妙管理Word文檔

巧妙管理Word文檔

　　天長日久，用Word編輯的文件多了，查找和檢索某特定文件還真是一件麻煩事。建個數據庫來管理，或者用記事本隨時記錄一下，也都很費事。為什么我們不從Word自身去想想辦法呢？

　　一、用超級鏈接調出文檔

　　比如剛剛輸入了一份課后測試題，文件取名為“第一章.doc”。現在，我們新建一個Word文檔，作為檢索該文件的索引文件，該索引文件為一個四列表格，各列分別為文件名、文檔名、摘要、備注（請見附圖）。

      將表中的文件名“第一章.doc”用鼠標拖選，然后單擊菜單中的“插入→超級鏈接”命令，出現“插入超級鏈接對話框”。在“鏈接到文件或URL”對話框內輸入要鏈接的真實文件名“第一章.doc”（應保證文件“第一章.doc”存于Word默認的文件夾下，否則應輸入該文件所在位置的全路徑），然后單擊[確定]按鈕，鏈接創建成功。

　　將上述正在編輯的Word索引文件存名為“目錄.doc”。今后，若我們要編輯修改已存盤的“第一章.doc”文件，只要打開“目錄.doc”索引文件，單擊鏈接，該文件的內容就會自動顯示出來。事實上，按照上述操作我們可以創建各種文件類型的超級鏈接。

　　當然，我們在每次建立了新文件時，都不要忘記到索引文件中去登記喲。

　　二、用摘要功能快速顯示

　　我們還是以“第一章.doc”文件為例。在編輯狀態下，單擊“文件→屬性”選項，出現該文件的屬性對話框。將標題、主題、作者和備注項填好，保存后進入資源管理器，選“查看→文件夾選項”，單擊“查看”選項，在“高級設置”下將“鼠標指向文件夾和桌面項時顯示提示信息”一項打上“√”，然后單擊[確定]按鈕。這樣，當我們將鼠標指針在Word上停留片刻，有關的摘要項目就會出現了。

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