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信息化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究
[摘 要]不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢。各級部門應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長足進(jìn)步。
[關(guān)鍵詞]檔案管理;信息化;機(jī)關(guān)事業(yè)單位
隨著國家信息化水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)行著改革。信息化進(jìn)程的加快，使得現(xiàn)代社會很多管理工作都建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上。在這樣的背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作也在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的以手工登記為主的管理模式已經(jīng)逐漸被信息化的管理方式所取代。檔案管理是任何一個單位的基礎(chǔ)性工作，尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位，科學(xué)完善的檔案管理工作更是單位取得長足發(fā)展的基石。因此，以科學(xué)化和信息化的手段，不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，已成為現(xiàn)代社會檔案管理工作的必然趨勢。在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，還存在著一些不足，例如，沒有合理利用信息化手段進(jìn)行檔案管理、檔案文書內(nèi)容不夠完善等。如何有效利用信息技術(shù)的手段，完善單位檔案管理工作，是擺在檔案管理工作者面前的難題。本文中，筆者結(jié)合自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，分析在信息技術(shù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略。
一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢
1.1 檔案管理信息化有利于提高工作效率
在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，往往采用的是紙張、照片或者錄像的形式。這樣的管理方式，存在著很多不足，比如管理不方便，不利于長期保管等。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作是比較復(fù)雜的，各種文書、文件通常是數(shù)以萬計(jì)，如果僅僅以手工登記的方式進(jìn)行檔案管理，勢必會讓單位的檔案管理工作顯得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來的不足。檔案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣不僅大大縮短了時間，還節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，大大提高了單位檔案管理工作的效率。
1.2 檔案管理信息化有利于促進(jìn)信息的交流和共享
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，無論是在搬運(yùn)或者保管上都存在著很多不足，而且在查閱時也極為不便。因此，傳統(tǒng)的檔案管理工作，不利于信息的交流和共享。檔案管理信息化有效解決了這個問題。采用信息化的手段管理檔案，很多文書的保管或者查詢、共享，都可通過網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行，不僅方便快捷，而且安全無誤。大大提高了機(jī)關(guān)事業(yè)單位各部門之間的交流與合作，提高了單位的檔案管理工作質(zhì)量。
1.3 檔案管理信息化有利于促進(jìn)檔案保存的穩(wěn)定性
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在保存上，容易受到保存條件和自然環(huán)境的影響。如果保存不當(dāng)，容易導(dǎo)致很多極有價值的檔案遭到損壞。而電子檔案就不會受到自然環(huán)境的影響。相對于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案具有保存方便，保存壽命長的特點(diǎn)。通過電子載體的方式保存，不僅可提高檔案保存的安全性和穩(wěn)定性，還可節(jié)省大量空間，提高了單位檔案管理的效率。
二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化創(chuàng)新策略
對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來講，采用信息化的手段進(jìn)行檔案管理工作，就已經(jīng)是管理工作的進(jìn)步和創(chuàng)新。那么，在單位檔案管理工作信息化的背景下，管理工作者如何不斷創(chuàng)新，來完善單位的檔案管理工作呢?
2.1 加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)
在信息化的社會背景下，單位促進(jìn)檔案管理工作的不斷進(jìn)步，首先要加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理工作者的基本素質(zhì)。在目前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，某些部門檔案管理工作者存在著一些不足，有些單位的檔案管理者甚至不懂得使用電腦，不懂得計(jì)算機(jī)操作。因此，現(xiàn)代社會的檔案管理工作要取得進(jìn)步，就要依賴高素質(zhì)的人才，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)，不斷提高其素質(zhì)和技術(shù)水平，促進(jìn)單位檔案管理的信息化建設(shè)。
2.2 完善檔案管理制度
就目前我國的檔案管理工作來講，部分單位的檔案管理工作是比較薄弱的，有些單位甚至出現(xiàn)不重視檔案管理工作的情況。出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象，主要在于管理人員思想觀念落后，單位主管領(lǐng)導(dǎo)不重視，缺乏相應(yīng)的制度支持等原因。因此，要完善單位的檔案管理工作，首先要建立相應(yīng)的檔案管理制度，完善管理體系，規(guī)范單位的檔案信息管理工作，對檔案管理工作定期考核，建立相應(yīng)的獎懲制度，才能從根本上解決單位檔案管理工作薄弱的問題。
2.3 不斷完善檔案管理信息化系統(tǒng)
對于檔案管理工作而言，管理者的基本素質(zhì)是軟件，而信息化系統(tǒng)則是硬件。因此，要加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平，首先需要完善檔案管理信息化系統(tǒng)。只有信息化系統(tǒng)水平提高了，檔案管理工作的各環(huán)節(jié)才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有系統(tǒng)的運(yùn)行不出現(xiàn)問題，才能保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，任何一個機(jī)關(guān)事業(yè)單位，要不斷完善檔案管理工作的信息化，首先需要提高硬件設(shè)施的水平。
三、結(jié) 語
不斷完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是社會發(fā)展的必然趨勢。各級部門應(yīng)充分利用信息技術(shù)所提供的便利，不斷創(chuàng)新管理方法，促進(jìn)單位檔案管理工作信息化的長足進(jìn)步。筆者結(jié)合自身管理經(jīng)驗(yàn)，闡述了信息化技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)勢以及相應(yīng)的管理策略，希望為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的信息化管理提供借鑒。
參考文獻(xiàn)：
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