商務秘書辦公室的語言規范原則

時間：2024-11-13 21:49:54 商務秘書我要投稿

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商務秘書辦公室的語言規范原則

　　縱觀古今中外成功的事業巨子，大多是善于談吐、講演的語言大師，會說話，已成為現代辦事主體，尤其是創造型、開拓型事業家的必備素質及其走向成功的先決條件。作為商務秘書，下面這些辦公室的語言規范原則你必須懂得！

商務秘書辦公室的語言規范原則

　　(1)規范性

　　各行各業都有自己的一套“行話”，也就是在本行業內流行的通用化的標準語言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看漲”等，如果辦事用語不規范，就不僅不會被人們接受，而且還會被對方視為“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。

　　(2)準確性

　　即無論是闡述觀點、分析問題或判斷是非，都要能清晰明了地表達自己的本意，既不可信口開河、主觀臆斷，也不可模糊不清、含糊其辭。切忌夸張、虛假、帶“水分”，盡量不用“好像”、“大概”、“基本上”之類的彈性大的字眼。語言準確，可以使對方暢通無阻地接受你發出的信息，而不致被曲解。

　　二戰初期，丘吉爾曹做過一次講演，其中有這樣一句話：“我所能奉獻給你們的只是鮮血、勞累、眼淚和汗水。”從那以后這句話多次被英國人所引用，但卻只記住了“鮮血、眼淚和汗水”，而把“勞累”遺忘了。語言學家認為，由于“勞累”詞義抽象，不好捉摸，因而很快被人們淡忘了。

　　(3)文明性

　　“言為心聲”，語言是一個人文化教養、思想品格、道德情操等內在氣質的表現，也是一個人性格、特征和處世態度的體現。孔子說：“文質彬彬，然后君子。”辦事用語應該顯示出辦事主體誠摯的態度、謙遜的風格、寬容的氣量、友好的感情，所以需要盡可能多地選擇使用禮貌語言，避免使用尖刻、挖苦、諷刺、嘲笑的語言。

　　(4)針對性

　　辦事用語要緊扣主題，有的放矢，切中要害，講到點子上。古人講：“言不在多，達意則靈。”就是說話者要用最經濟的語言手段槍出最大的信息量，使聽者在較短的時間內領會你的辦事意圖;反之，空話連篇，言之無物，必然誤人時光，招人厭煩。

　　美國曾有一位名叫愛爾德爾的參議員，1893年在一次立法通過的辮論會中，竟高談闊論了5天時間，信馬由維，東拉西杜，還使人不知所云，如墜霧中。一位記者統計，他在臺上共玻步75公里，打了一萬多個子勢，吃了300多個夾肉面包，喝了40升飲料，堪稱“哆嗦先生”的世界之最。

　　其實，要語不煩，歷史上很多事業巨子都是借語如金，字字磯珠，簡練有力，留下珍貴的篇章。如華盛頓的就職演說只有135個字，羅斯福的就職演說僅985個字。要使語言具有針對性，一是需要圍繞辦事目的，不跑題，切忌大話、空話、套話或籠統式的八股文風;二是要講邏輯性，有理有據，條理分明，一環扣一環。

　　(5)趣味性

　　馬雅可夫斯基曾說：“詩歌就像科技發明，一個字如同一克鐳的發現。”辦事用語也同樣要精心雕琢，生動有趣，能引入人勝，使對方產生愉悅感。如果語言干巴、貧乏、蒼白，就會使聽者產生沉悶壓抑、味同嚼蠟的感覺，更談不上引起對方的共鳴，給你心悅誠服地辦事了。所以辦事主體平時就應該注意語言的錘煉，從社會生活實踐中去學習，從文學藝術寶庫中去發掘，從報刊傳媒上去領略，使自己的語言“佐料”豐富，說話更具有魅力，令人聽起來擊掌稱贊。這樣不但辦起事來效果更好，而且還能給人留下深刻的印象。

　　(6)藝術性

　　要求說話者機智幽默，敏捷善變，委婉含蓄，富有人情味，能應對各種難題和尷尬的場面。辦事中有許多情況是“只可意會，不可言傳”的，需要借助比喻、雙關、暗示、烘托等修辭方法來表達自己的意思，這樣能使局促緊張的氣氛變得輕松，能更抓住聽者的心。

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