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添加聲音批注讓文檔批注有聲有色
辦公室有位老丁文采不錯，經(jīng)常有同事向他請教，請他幫助改改論文，老丁每次都是有求必應。可他偏偏打字慢，每每看到我的雙手在鍵盤上輕盈地飛舞，總令他羨慕不已。經(jīng)過我的一番指導，他終于學會了在文檔中使用聲音批注修訂文稿，這樣，同事交給的稿件很快就能交差了。
本文以Word XP為例，其他版本的Word在操作時稍有差異，請大家仿照。
選中文檔中需要插入批注的文本，單擊“插入”菜單中的“批注”命令，此時彈出“審閱”工具欄，同時在文檔的右側(cè)(默認位置)會出現(xiàn)批注框，輸入相應的批注文字就可以了。對于突出部分的文字內(nèi)容，輸入時可修改它們的顏色，使其與其他批注文字不同，以示區(qū)分。
圖一
但對于修改工作量較大的地方，老丁總是提出修改的建議，此時可使用聲音批注，方法是將插入點移到文檔中需要插入批注的位置，單擊“審閱”工具欄中的“插入新批注”右側(cè)的下拉列表，選擇“聲音批注”(如圖1所示)，此時在文檔中出現(xiàn)一個小喇叭，同時彈出錄音機程序窗口(如圖2所示)，單擊“錄音”按鈕就可以錄入語音了。錄制完成后，單擊“停止”按鈕，并關閉錄音窗口。需要播放該錄音時，只需雙擊小喇叭或右擊小喇叭，選擇“聲音對象”中的“播放”命令。
小提示：錄音時間達到60秒后再次單擊錄音按鈕可繼續(xù)錄音，但聲音過長會導致文檔體積的增大，不便于數(shù)據(jù)的傳輸。
圖二
為了更好地使用批注功能，我還順便告訴了老丁一些小技巧：依次單擊“審閱”工具欄中的“顯示”按鈕，選擇其中的“選項”命令，可設置是否顯示批注框以及批注框與文本之間的連接線。單擊“審閱”工具欄中的“審閱窗格”按鈕，此時在文檔下方出現(xiàn)了一個審閱窗格，在這兒可以查看文檔的所有批注。如果要刪除文檔中的所有批注，只需單擊“拒絕所選修訂”中的“刪除文檔中的所有批注”就可以了。
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