Word與Outlook聯(lián)系人的郵件合并

時間：2024-08-14 15:11:48 充電培訓(xùn) 我要投稿

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　　因為我們已經(jīng)進(jìn)入無紙辦公的時代，有時你簡直不可能去打印一份文件的副本并由郵遞員傳遞郵件到相關(guān)的人員。通常，這不是一件很麻煩的事情。可是如果你不得不發(fā)送復(fù)本給許多不同的人，那就有區(qū)別了，因為你一定不想手寫所有收信人的地址。這時，從Word打印文件自動匹配Outlook聯(lián)系人就顯得十分有幫助了。

　　第一步：創(chuàng)建一個聯(lián)系人文件夾并使其按照電子郵件地址顯示

　　1.在Outlook選項中選擇“聯(lián)系人”。

　　2.定位聯(lián)系人文件夾的目錄。（如果你需要創(chuàng)建一各專門的子文件夾，在主要聯(lián)系人文件夾上點右鍵并選擇新建文件夾命令.)

　　3.在相應(yīng)的文件夾上點右鍵并選擇屬性。

　　4.接下來，在文件夾的屬性頁中選擇“Outlook通訊錄”選項卡。

　　5.選擇'以電子郵件地址的方式顯示文件夾'復(fù)選框。

　　6.點擊OK。

　　第二步：進(jìn)行實際的郵件合并

　　1.打開Microsoft Word并選擇工具- >信件和郵件- >郵件合并。

　　2. Word的工作窗格將出現(xiàn)并問你接下來要處理什么類型的文件。在這種情況下，因為你要處理印刷品，選擇信件選項并按下一步。

　　3.下面會提示你選擇啟動文檔。你有許多項可以選擇，你可以在使用當(dāng)前文件，一個已經(jīng)存在的文件或者一個模板。為了演示目的，選擇當(dāng)前文件選項并按下一步。

　　4.此時該選擇信件要發(fā)送到的那些你所創(chuàng)建收件人了。選擇'從Outlook聯(lián)系人中選出'選項。

　　5.在這里不要按下一步。而是應(yīng)該選擇聯(lián)系人文件夾選項。

　　6.你將在你的Outlook視圖中看到一列聯(lián)系人文件夾,（如果你使用多重的視圖，有可能要選擇視圖）。作出你的選擇并點擊OK。

　　7.在你選擇的文件夾內(nèi)，你將看到所有聯(lián)系人的一覽表。接下來選擇期望聯(lián)系人并單擊OK。此時，你可以撰寫你的郵件了。Word允許你插入你的聯(lián)系人列表中的各種內(nèi)容到信件，只需通過在工作窗格中點擊相應(yīng)的對象。默認(rèn)地，你可以插入地址塊、問候語、電子郵費或者郵費條形碼。

　　可是我總是覺得使用更多內(nèi)容選項會更簡便。這個選項允許你選擇個別區(qū)域，比如名、姓、城市、狀況、郵遞區(qū)號等等。比起僅僅插入一個地址字塊或者問候語，它給你帶來更多的對信件的控制。

　　8.當(dāng)你做完以上所有步驟，點擊下一步預(yù)覽你的信件。

　　9.如果一切無誤，再次點擊下一步完成合并。

　　10.最后，單擊"打印"來打印你已經(jīng)創(chuàng)建好的信件。

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